Kaj dela skladnost poslovanja kot funkcija upravljanja v podjetju?

V tem blogu želim povzeto in zelo konkretno opisati kaj skladnost poslovanja "dela" v podjetju.

Funkcija skladnosti poslovanja namreč pomaga reševati sistemska vprašanja skladnosti v kontekstu notranjega upravljanja in notranje-kontrolnega okolja, s čimer pomaga upravi uresničevati njihovo primarno odgovornost, da podjetje posluje zakonito (in pošteno...), kar pa je še vedno slišati precej abstraktno...

Skladnost poslovanja kot funkcija notranjega upravljanja ima zelo konkretne in v dobrih praksah jasno opredeljene naloge; namreč vzpostavlja in nadgrajuje sisteme in procese znotraj katerih se:

• zagotavlja skladnost poslovanja z zunanjimi in notranjimi pravili,
• zmanjšuje možnost za nastanek neskladnosti,
• zaznava obstoj neskladnosti,
• odpravlja neskladnost,
• ocenjuje tveganja glede skladnosti ter
• izvaja poročanje organu vodenja in nadzora o stanju skladnosti ter s tem povezanimi tveganji.

S tem povezano, funkcija skladnosti izvaja naslednje aktivnosti:

• spremlja spremembe v pravnem okolju in ocenjuje njihov vpliv na poslovanje
• opredeljuje ali soustvarja notranja pravila oziroma izvedbene akte,
• svetuje in pripravlja izobraževalne programe,
• vzpostavlja sisteme odgovornosti in poročanja,
• sestavlja opis funkcionalnosti informacijske podpore za spremljanje določenih aktivnosti ali drugih kazalnikov in izpolnjevanja dolžnosti,
• spremlja skladnost poslovnih aktivnosti, procesov...,
• rešuje primere neskladja in pripravlja ukrepe
• zbira in analizira različne informacije in podatke s strani poslovnih področij in drugih služb ter drugih razpoložljivih virov
• opredeljuje kazalce in dejavnike tveganja glede skladnosti, jih spremlja ter o njih pripravlja poročila.

Pri tem (so)ustvarja in uporablja orodja, kot so: Kodeks dobrega poslovnega ravnanja in druge notranje akte, poizvedbe in priporočila skladnosti, akcijske načrte in delovne skupine, mnenja glede skladnosti, navodila in obvestila skladnosti ter e-izobraževanja, neposredne delavnice z zaposlenimi, posvet s ciljnimi skupinami ipd...

Temeljni proces funkcije skladnosti poteka med-področno, kar pomeni, da pri izajanju svojih nalog, pooblastil in odgovornosti vključuje praktično vse službe oziroma poslovne divizije, s poudarkom na sodelovanju z notranjo revizijo, funkcijo upravljanja s tveganji, področjem za IT, kadrovsko in izobraževalno funkcijo ter službo pristojno za komuniciranje (notranje in zunanje).

Opis temeljnega procesa funkcije skladnosti poslovanja:

1. Indic oziroma sprožilec za začetek procesa je lahko: (i) vprašanje poslovne divizije ali službe oziroma konkretnega managerja ali strokovnega delavca, (ii) naznanitev neskladnosti, (iii) incident ali drug indikator neskladnosti, (iv) nov predpis, (v) nova praksa nadzornih organov, (vi) usmeritve ali priporočila organov in organizacij, (vii) zahteva notranje revizije, (viii) zahteva organa vodenja ali nadzora, (ix) zahteva zunanjega organa ali institucije.

2. Začetek postopka: priprave mnenja, usklajevanja, vzpostavitve procesov, priprave notranjih pravil, akcijskih načrtov, konceptov sistemov, postopek spremljanja skladnosti oz nadzora, poročila ipd.

3. Analizira relevantnega stanja in pregled relevantnih predpisov, notranjih aktov.

4. Opredelitev udeleženih poslovnih divizij in služb ter pridobivanje dodatnih informacij.

Če gre zgolj za pripravo odgovora ali mnenja, se postopek tukaj konča, seveda z izdelavo odgovora ali kompleksnejšega mnenja.

5. Opredelitev potrebnih aktivnosti in ukrepov, usklajevanje s poslvonimi divizijami in službami glede načina izvedbe, rokov in nosilcev.

6. Podpiranje same izvedbe, po potrebi.

7. Monitoring izvedbe aktivnosti in ukrepov (včasih tudi preko funkcije notranje revizije).

Andrijana Bergant

v prepričanju, da bo skladnost poslovanja kot poslovna funkcija, pomembno zaznamovala prihodnost upravljanja slovenskih podjetij in da bo etika postala nekaj oprijemljivega, pri resnih poslovnih odločitvah uporab(lje)nega.